Monthly Archives

Czerwiec 2019

7 najczęściej popełnianych błędów w plikach JPK VAT

By | JPK VAT | No Comments

Mianem błędu określić należy sytuację stanowiącą o istnieniu definitywnej nieprawidłowości w złożonym pliku JPK_VAT podatnika. Dotyczyć ona może zarówno kwestii techniczno-formalnych, jak i merytorycznych generujących ryzyko podatkowe (np. w postaci kontroli podatkowej), w wymiarze finansowym (zaległość podatkowa i odsetki oraz sankcje podatkowe), jak i karnym skarbowym (odpowiedzialność określonych osób pracujących dla danego podatnika). Poniżej przedstawiamy nasze doświadczenia z weryfikacji plików JPK_VAT przy użyciu stworzonego przez nas narzędzia JPK Insight.

 

Nieprawidłowość 1: Ujmowanie faktur sprzedażowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym

Przepisy VAT precyzyjnie wskazują, w którym okresie rozliczeniowym powinna zostać wykazana  faktura sprzedażowa – wynika to z obowiązku podatkowego, a decyduje o tym właśnie moment powstania tego obowiązku. Powstaje on co do zasady raz i tylko w tym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy, powinna być ujęta faktura sprzedażowa dokumentująca daną transakcję (wyjątkiem jest np. eksport towarów). Ujęcie faktury/transakcji w niewłaściwym miesiącu może być obciążone określonymi konsekwencjami, np. odsetkami od zaległości podatkowych . Ujmowanie faktur sprzedażowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym, to jedna z najczęstszych nieprawidłowości, jaką obserwujemy w plikach JPK_VAT, co zapewne wynika z faktu, że dla różnych transakcji obowiązek podatkowy może powstawać według różnych reguł.

Nieprawidłowość 2: Zbyt wczesne lub zbyt późne wystawianie faktur

Zbyt wcześnie wystawione faktury są jednym z potencjalnie najgroźniejszych błędów popełnianych przez podatników. Według polskich zasad faktura może zostać wystawiona do 30 dni przed transakcją, czyli przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Z drugiej strony, faktury nie możemy wystawić później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym taka transakcja miała  miejsce.

Przykład: jeżeli dostawa towaru miała miejsce 23 maja, to faktura może być najwcześniej wystawiona w dniu 23 kwietnia i nie później niż 15 czerwca.

Jeśli chodzi o ewentualne sankcje ze strony urzędów skarbowych, to faktury wystawione zbyt wcześnie — więcej niż 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, mogą, w skrajnym przypadku, zostać uznane za tzw. puste faktury. Nie dość, że organ kontrolujący może nakazać odprowadzenie podatku VAT od takiej faktury, to może również stwierdzić, że nie została prawidłowo wystawiona właściwa faktura dokumentująca daną transakcję i nie został poprawnie rozliczony podatek VAT. Podatek VAT z tzw. pustej faktury odprowadza się formalnie poza ewidencją i deklaracją VAT. Taka sytuacja może skutkować dwukrotnym obciążeniem kwotą VAT, odsetkami od zaległości, może nawet sankcją 30%, a na dodatek może okazać się, że nabywca będzie miał problem z odliczeniem VAT z takiej „zbyt wcześnie” wystawionej faktury.

Nieprawidłowość 3: Nieprawidłowe wskazanie numeru NIP

Kolejną nieprawidłowością są błędy w numerach NIP. Mogą to być np. błędne numery oraz przedrostki w przypadku VAT-UE, wpisywanie fikcyjnych numerów (typu: 1234567890), używanie nr PESEL lub nawet wpisywanie zbyt długich numerów NIP (np. z racji tego, że ktoś umieścił o jedną cyfrę za dużo).

Na ogół tego typu błędy pojawiają się, gdy chodzi o działanie ludzkie, czasami wymuszane przez obowiązujący u danego podatnika program do fakturowania lub system księgowy. Ciekawostką jest fakt, że błędem jest również wpisanie numeru NIP wtedy, gdy nie jest on wymagany, np. dla osób prywatnych (tym bardziej nie wpisuje się nr PESEL) lub dla podmiotów spoza UE, które nie posługują się dla potrzeb danej transakcji polskim numerem NIP lub unijnym VAT-UE.

Nieprawidłowość 4: Ujmowanie faktur zakupowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym

Taka sytuacja ma miejsce, gdy odliczamy VAT za wcześnie lub zbyt późno. Należy pamiętać o tym, że w przypadku zwykłej faktury zakupowej prawo do odliczenia VAT powstaje w miesiącu, w którym spełnione zostaną łącznie dwa warunki: podatnik otrzymał fakturę i powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej transakcji. Podatek naliczony możemy wówczas odliczyć w miesiącu, w którym prawo do odliczenia VAT powstało, lub w jednym z 2 kolejnych miesięcy. Zbyt wczesne odliczenie VAT z faktury, zanim oficjalnie została ona dostarczona (np.: jeśli ktoś omyłkowo zaznaczy okres, w którym faktura wpłynęła, podając kwiecień zamiast maj) jest błędem, który pozwala wychwycić nasz program. Zbyt wczesne odliczenie VAT wiąże się z konsekwencjami w postaci odsetek od zaległości podatkowych.

Nieprawidłowość 5: Wielokrotne ujmowanie tej samej faktury w ewidencji VAT

Może się oczywiście zdarzyć, że mamy tę samą fakturę ujętą dwukrotnie w ewidencji z tego powodu, że widnieją na niej zakupy, co do których obowiązują różne reżimy odliczania VAT naliczonego, ale bywa i tak, że konkretna faktura przechodzi przez dwóch księgowych (bo np. została otrzymana e-mailem, a następnie „oryginał” wpłynął w wersji papierowej) i każdy z nich umieści ją w rejestrze (czasami nawet „modyfikując” numer faktury, bo „system nie chce jej zaksięgować”).

Jako że z jednej faktury podatek VAT można odliczyć tylko raz, jest to oczywisty błąd. I ten błąd wiąże się z poważnymi konsekwencjami w postaci zaległości podatkowej i odsetek, ale również obligatoryjną sankcją 30% kwoty zawyżenia VAT naliczonego. Program JPK Insight wyłapie taką fakturę, również wówczas, gdy kreatywny księgowy zmodyfikuje nr tej faktury, a także wówczas gdy te faktury były ujęte w dwóch różnych okresach rozliczeniowych.

Nieprawidłowość 6: Ujmowanie w ewidencji VAT faktur wystawionych później, niż zostały one otrzymane

Zdarzają się często takie przypadki, gdy JPK Insight wskaże nam faktury, które są wystawione później, niż zostały otrzymane przez nabywcę. I nie ma to nic wspólnego z „podróżowaniem w czasie”. Tak się dzieje, gdy na fakturze mamy późniejszą datę wystawienia faktury od daty faktycznego jej otrzymania i takie błędy przy wystawianiu faktur naprawdę się pojawiają. Może być również tak (i to jest częstszy wariant tej nieprawidłowości), że osoba odpowiedzialna za zaksięgowanie danej faktury pomyli się we wpisywaniu właściwych dat.

Nieprawidłowość 7: Ujmowanie faktur korygujących zmniejszających podatek naliczony w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym

Błąd ten najczęściej przytrafia się w sytuacji, w której korekty docierają na przełomie miesiąca. W przypadku faktur korygujących zmniejszających podatek VAT naliczony, mamy obowiązek wykazać taką fakturę w miesiącu jej otrzymania. Jeśli zatem otrzymaliśmy korektę „in minus” w maju, to tylko w maju możemy ją ująć w rejestrze, pomniejszyć VAT naliczony i wykazać w pliku JPK_VAT. Niestety często zdarza się, że faktura korygująca wpływa do firmy pod koniec danego miesiąca, ale ktoś księguje ją już w następnym miesiącu. Tym samym zostaje zawyżony podatek naliczony do odliczenia, z czym wiążą się przynajmniej odsetki od zaległości podatkowych.

Jak wynika z powyższych przykładów, wygenerowane w systemach informatycznych pliki JPK_VAT mogą zawierać wiele nieprawidłowości, których nie wychwyci nawet bardzo dobre, ale jednak standardowe oprogramowanie finansowo-księgowe.  Tym samym, dana firma, wysyłając taki niezweryfikowany plik JPK_VAT naraża się na ryzyko wykrycia nieprawidłowości, które bezpośrednio generują negatywne konsekwencje finansowe (w przypadku zaległości lub sankcji vatowskich), ale mogą również wpływać pośrednio na zwiększenie ryzyka podatkowego poprzez np. wywołanie kontroli podatkowej (ze względu na ilość lub jakość stwierdzonych nieprawidłowości w pliku JPK_VAT). A jeszcze dodatkową konsekwencją może być odpowiedzialność nie firmy, ale osób z danej firmy, czyli odpowiedzialność karna skarbowa.  I odpowiedzialność karna skarbowa może dotyczyć nie tylko błędów stwierdzonych w JPK_VAT, a co za tym idzie również w prowadzonej ewidencji na potrzeby VAT, ale także analiza danych zawartych w składanych plikach pozwala wykryć inne błędy, które niezależnie mogą obciążyć osoby za te błędy odpowiedzialne w tym głównych księgowych lub dyrektorów finansowych (np. w związku z wystawianiem faktur w sposób wadliwy).

Na koniec należy wskazać, że niedługo JPK_VAT przekształci się JPK_VDEK, a to oznacza pogorszenie sytuacji każdego podatnika VAT. Nie tylko wzrosną kary związane ze stwierdzonymi błędami (słynne „500+” za każdy błąd), poszerzy się zakres odpowiedzialności karnej skarbowej, ale poszerzy się również zakres ewidencji VAT a tym samym danych, które podatnik będzie zmuszony przekazywać w plikach JPK. Większy zakres danych będzie organom fiskalnym pozwalał na jeszcze dokładniejsze i automatyczne sprawdzanie każdego podatnika, i wykrywanie tych nieprawidłowości, które dzisiaj mogą umknąć nawet kontroli podatkowej.  Dlatego też każdy podatnik powinien zadbać o to, aby weryfikować dane wysyłane w plikach JPK do fiskusa, bo takie działanie pozwala zdecydowanie obniżyć szeroko rozumiane ryzyko podatkowe, także poprzez wyłapywanie błędów i ich niepowielanie.

I naszym zdaniem, program JPK Insight pomaga firmom chronić się i swoich pracowników/członków zarządów przed nadmierną ekspozycją na tak rozumiane ryzyko podatkowe.

 


Administratorem podanych w formularzu danych osobowych jest Ladziński, Cmoch i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Piękna 18, 00-549 Warszawa (dalej „GWW TAX”). Przetwarzamy Twoje w/w dane w celu:
- skontaktowania się z Tobą w sprawie bezpłatnej weryfikacji plików JPK_VAT oraz
- w celu informowania o wykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej, o ile wyraziłeś zgodę obejmującą komunikację w tym temacie.

Masz prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Masz prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania Twoich danych w ww. celach. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Pełna treści informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych znajduje się tutaj

Wyrażam zgodę wykorzystanie przez GWW TAX automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu marketingowym tj. przesyłaniu materiałów owykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej poprzez wykorzystanie:

Mam prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.
Wycofanie w/w zgód następuje poprzez formularz .Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność komunikacji której dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

JPK Insight do weryfikacji JPK Vat jako wsparcie compliance w firmie

By | compliance, JPK VAT | No Comments

Priorytetem każdej firmy, poza generowaniem dochodów, powinno być pilnowanie, aby jej działania były obarczone jak najmniejszym ryzykiem i z tego tytułu nie przynosiły niespodziewanych strat finansowych. Straty te mogą być wynikiem działań niezgodnych z przepisami prawa, np. nałożonych kar za błędy w deklaracjach podatkowych. Jeśli Urząd Skarbowy wykryje nieścisłości w rozliczeniach podatkowych, to podatnik musi się liczyć z karą finansową z tego tytułu. Z pomocą przychodzi tutaj compliance – czyli zarządzanie ryzykiem zgodności.

Compliance bierze swój początek z audytu oraz kontrolingu i jest wsparciem dla tych dwóch obszarów. Jest to zestaw różnych procedur i działań mających na celu ograniczanie ryzyka, przede wszystkim poprzez zapobieganie problemom natury prawnej. Tego typu działania w firmach mogą mieć postać ustrukturyzowaną w formie odrębnego działu lub być realizowane w ramach autonomicznego stanowiska: officer compliance.

Dział compliance jest jak partner biznesowy, który angażuje się na rzecz zwiększenia skuteczności i wiarygodności organizacji. Inwestycja w odpowiedni personel i oprogramowanie tego działu to inwestycja w ochronę aktywów firmy. Compliance odpowiada nie tylko za aspekty finansowe. Zajmuje się np. zgodnością z RODO, czyli ochroną danych osobowych, zachowaniem norm wewnętrznych firmy, czy też zgodnością z konkretną dziedziną prawa dotyczącą działalności firmy. Profil tego działu (lub samodzielnego stanowiska) zależy więc w dużej mierze od branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo. Ogólnie rzecz ujmując compliance to zapewnienie zgodności działalności firmy we wszystkich aspektach jej aktywności – w szczególności zapewnienie zgodności działania z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, normami, kodeksami dobrych praktyk, itp.

Zalety tworzenia struktur lub stanowisk odpowiedzialnych za compliance

Compliance to nie tylko zarządzanie ryzykiem i kontrola wewnętrzna. Jest to aktywne działanie na korzyść firmy i kształtowanie jej pozytywnej reputacji. Ogranicza ono straty finansowe i wizerunkowe, które mogą opóźnić lub wstrzymać rozwój firmy. Umożliwia tym samym utrzymanie się na rynku i dotrzymanie kroku konkurencji. Unikanie kar finansowych i innych sankcji za naruszenie obowiązujących regulacji, pozwala na stabilniejszy rozwój, ale również otwiera drzwi na bardziej zdecydowane kroki w kierunku rozszerzenia działalności, bez obaw o zgodność z przepisami prawa.

Dla kogo jest compliance?

Posiadanie działu compliance to norma wśród zachodnich korporacji oraz zwyczaj, który coraz częściej widoczny jest w Polsce. Można więc spodziewać się, że za jakiś czas tego typu rozwiązania w mniejszym lub większym stopniu staną się wymogiem dla wszystkich firm. Szczególnie, że polski ustawodawca wprowadza coraz więcej regulacji wymagających stałego monitoringu działań firmy pod względem ich zgodności z przepisami. Przykładem tego typu regulacji jest chociażby RODO i tzw. ustawa wdrażająca przepisy RODO, obowiązująca polskich przedsiębiorców od początku maja tego roku.

Cały czas trwają również prace nad dalszym uszczelnieniem systemu podatkowego, a co za tym idzie pojawiają się nowe obowiązki i sankcje dla podatników. Jest to o tyle ważne, że transparentność finansowa i wiarygodność to jedne z elementów, które poza jakością oferowanego produktu lub usługi najbardziej wpływają na wizerunek firmy. Firma dbająca o własny interes może zyskać na tym podwójnie: poprzez budowanie wizerunku organizacji szanującej prawo oraz dbającej o porządek wewnętrzny.

JPK Insight —  narzędzie wspierające obszar compliance

Oprogramowanie JPK Insight to doskonały sposób na minimalizację ryzyka, jakie może pojawić się w firmie ze względu na błędy związane z realizacją obowiązków podatkowych.  Zgodnie z procedowanym projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, a także ustawy – Ordynacja podatkowa za błąd w pliku JPK, który uniemożliwi przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości przeprowadzonej transakcji, może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości 500 złotych w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Wg projektu taką karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia takiej decyzji.

Ponieważ oprogramowanie JPK Insight sprawdza zgodność pliku JPK pod kątem merytorycznym i technicznym, zastosowanie tego narzędzia pozwoli zidentyfikować ewentualne błędy w pliku JPK przed złożeniem deklaracji do urzędu skarbowego, a co za tym idzie uniknąć ewentualnych kar za te błędy. Istotne jest także, że powtarzające się błędy w raportowanych plikach JPK skupiają uwagę fiskusa co może stać się powodem do wszczęcia kontroli w firmie, która przesyła do urzędu skarbowego błędne pliki JPK. Wykrycie i korekta błędów w plikach JPK zanim dowie się o nich fiskus, zabezpiecza zatem interes podatnika na różnych płaszczyznach.

Zarządzanie ryzykiem podatkowym w firmie

Sankcje finansowe za nieprawidłowe rozliczenia podatku VAT sięgają +20%, +30%, +100% kwoty zaniżonego podatku VAT. To spore liczby, a co za tym idzie element ryzyka, który warto mieć pod kontrolą. Tutaj z pomocą oficerowi compliance może przyjść specjalistyczne oprogramowanie,  która za pomocą kilkuset testów, w sposób automatyczny wykrywa nieprawidłowości i anomalie w ewidencji VAT. Takim oprogramowaniem jest JPK Insight.

Otrzymane wyniki pozwalają na identyfikację obszarów, które stanowią błąd w rozliczeniach podatkowych, rzutując na wysokość zobowiązania podatkowego. Ponadto, wskazane zostają także obszary, które świadczą jedynie o potencjalnym ryzyku błędu, a w konsekwencji mogą rodzić wątpliwości organów podatkowych.

Wprowadzenie efektywnego zarządzania ryzykiem w obszarze podatkowym daje szansę na wczesną identyfikację potencjalnych problemów i zapobieganie ich występowaniu. JPK Insight jest w tym względzie dodatkowym narzędziem wsparcia, które może pomóc ograniczyć ryzyko w obszarze podatku VAT.  

Oprogramowanie zostało stworzone przez ekspertów i doradców podatkowych jednej z największych  kancelarii prawnych w Warszawie i jest dostępne w wersji licencjonowanej. Nie wymaga długotrwałego wdrożenia oraz skomplikowanej infrastruktury informatycznej.  Jest bardzo proste w obsłudze i niezwykle pomocne w okresach rozliczeniowych.

Istnieje możliwość bezpłatnego przeanalizowania swoich plików JPK pod kątem poprawności merytorycznej i formalnej. Wystarczy zgłosić się do nas poprzez poniższy formularz. Ponad 90% badanych przez nas plików JPK zawiera błędy, które mogą powodować sankcje ze strony organów kontroli.


Administratorem podanych w formularzu danych osobowych jest Ladziński, Cmoch i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Piękna 18, 00-549 Warszawa (dalej „GWW TAX”). Przetwarzamy Twoje w/w dane w celu:
- skontaktowania się z Tobą w sprawie bezpłatnej weryfikacji plików JPK_VAT oraz
- w celu informowania o wykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej, o ile wyraziłeś zgodę obejmującą komunikację w tym temacie.

Masz prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Masz prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania Twoich danych w ww. celach. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Pełna treści informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych znajduje się tutaj

Wyrażam zgodę wykorzystanie przez GWW TAX automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu marketingowym tj. przesyłaniu materiałów owykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej poprzez wykorzystanie:

Mam prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.
Wycofanie w/w zgód następuje poprzez formularz .Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność komunikacji której dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.