JPK Insight – program stworzony z myślą o firmach, które chcą minimalizować ryzyko podatkowe

By Maj 8, 2019JPK VAT

Rozmowa z Rafałem Mularczykiem, pomysłodawcą i współtwórcą oprogramowania JPK Insight, które służy do weryfikacji plików JPK i umożliwia przetestowanie ich pod kątem merytorycznym i formalnym oraz zabezpiecza firmę przed przykrymi konsekwencjami błędów w jednolitych pilikach kontrolnych.

Andrzej Marton: Kto najbardziej skorzysta na oprogramowaniu JPK Insight?

Rafał Mularczyk: Program JPK Insight zasadniczo skierowany jest do średnich i dużych firm. To rozwiązanie, które pozwala obsługiwać nawet 4 miliony faktur miesięcznie. Jednak zainstalowanie tego narzędzia jest uzasadnione również w przypadku mniejszych ewidencji na poziomie kilkuset transakcji.

Jak wygląda darmowa weryfikacja poprawności pliku JPK?

R.M.: Jako kancelaria prawna szczególną uwagę zwracamy na bezpieczeństwo informacji i zachowanie poufności, także w sferze danych finansowych. Przy pierwszym kontakcie klient najczęściej dostarcza nam pliki JPK, celem ich sprawdzenia. Zazwyczaj wgrywane są na nasz serwer lub wystawiane przez klienta do pobrania. Bywa, że potencjalny klient wysyła zahasłowany plik JPK e-mailem. Wszystko zależy od tego, jaką wielkość danych zawiera dany plik.

Wszystko w celu wykonania darmowego badania weryfikacyjnego za pomocą programu JPK Insight?

R.M: Dokładnie tak. Potem, najczęściej za pomocą zdalnej prezentacji, pokazujemy wyniki, omawiamy i prezentujemy to, co udało nam się ustalić. Oczywiście podczas prezentacji staramy się pokazać dużo więcej możliwości samego oprogramowania i nie skupiamy się wyłącznie na analizie konkretnego pliku. Istnieje także możliwość bezpośredniego umówienia się w siedzibie firmy. Dotyczy to organizacji, w których dużą wagę przywiązuje się do tego, aby pliki tego typu nie były wysyłane poza siedzibę firmy. Instalujemy wtedy, na lokalnym, wskazanym przez klienta komputerze, uproszczoną wersję oprogramowania. Przy kliencie analizowane są dane, omawiane i  wskazywane problemy, jakie występują. Wbrew pozorom, mimo że na temat jednolitych plików kontrolnych publikuje się wiele informacji w różnych źródłach, a sam temat nie jest nowy, to w wielu firmach wiedza na ich temat jest bardzo ogólna.  

A jak wygląda proces instalacji docelowego oprogramowania JPK Insight w firmie oraz sposób licencjonowania?

R.M: Jeśli chodzi o samą instalację, to od strony technicznej teoretycznie nasz dział IT nie jest tu potrzebny. Oprogramowanie instalowane jest u klienta i dane finansowe nie wychodzą poza jego środowisko. Część serwerowa oprogramowania, czyli takie wielkie repozytorium, jest postawiona na serwerze bazodanowym, jak przypadku każdego innego profesjonalnego oprogramowania. Dzięki takiej architekturze, na danych może pracować dowolna ilość komputerów (użytkowników).

Podstawowa opłata licencyjna powiązana jest z numerem identyfikacji podatkowej NIP. Przykładowo: licencja obejmuje do piętnastu numerów NIP, po dwie instalacje na komputerze dla jednego numeru NIP. Jeśli zatem księgowość obsługuje 15 firm (15 różnych numerów NIP) w ramach grupy finansowej, to podstawowa licencja obejmie 30 komputerów.   

A co w sytuacji, gdy klient ma jeden numer NIP, ale trzystu księgowych obsługujących ten podmiot?

R.M: Wtedy wystarczy dopłacić niewielką kwotę do rocznej licencji za każde kolejne nadprogramowe stanowisko. Oprogramowanie instalowane jest na dowolnej ilości stanowisk, gdzie oczywiście centralny punkt stanowi serwer bazodanowy.

Ile czasu trwa wdrożenie oprogramowania w firmie? Czy to proces czasochłonny?

R.M: W zasadzie zainstalowanie zajmuje maksymalnie jeden dzień. Zazwyczaj nie więcej niż kilka godzin. W większości przypadków klient może to zrobić samodzielnie. Najlepszym scenariuszem jest opcja, w której przekazujemy wszystkie instalatory klientowi wraz z instrukcją wdrożeniową dla działów IT, która zawiera dokładny opis, krok po kroku, co trzeba zrobić, aby poprawnie zainstalować oprogramowanie JPK Insight. Jest też możliwość przeprowadzania instalacji oprogramowania JPK Insight w firmie pod okiem naszych specjalistów. Tego typu support nie wymaga więcej niż 2-3 godzin pracy ze strony specjalistów, a co za tym idzie, nie stanowi wielkiego kosztu dla przedsiębiorstwa.

Bywa również i tak, że klienci przekazują nam pełne uprawnienia. Wtedy po naszej stronie są wszystkie działania: od uruchomienia serwera bazodanowego, konfiguracji połączeń, dodania użytkowników, po instalację na stacjach poszczególnych pracowników.

A szkolenie z oprogramowania JPK Insight?

R.M: Generalnie aplikacja jest na tyle intuicyjna, że szkolenie w zakresie obsługi oprogramowania JPK Insight nie zajmuje więcej niż 30 minut, a reszta dotyczy merytorycznej dyskusji o testach i wymagań Ministerstwa Finansów. Zwracamy uwagę na zmiany w prawie oraz na błędy, które najczęściej pojawiają się w plikach JPK.

Jak wygląda logowanie do aplikacji i korzystanie z programu JPK Insight?

R.M: Logowanie do oprogramowania może się odbyć na dwa sposoby: przy pomocy użytkownika domenowego oraz za pomocą dedykowanego loginu i hasła do aplikacji. Najczęściej wybierana jest opcja z dodatkowym loginem i hasłem do naszej aplikacji. Musimy pamiętać o tym, że JPK Insight nie ma charakteru programu działającego w trybie ciągłym, a więc nie ma takiej potrzeby, aby logować się do niego każdego dnia. To program do analizowania przetworzonych danych w systemach księgowych. Zazwyczaj JPK Insight uruchamia się w konkretnych dniach miesiąca, w celu weryfikacji wygenerowanych plików JPK, żeby dostarczyć do urzędu w pełni poprawny plik. De facto najczęściej program jest używany między 20. a 25. dniem miesiąca. Interfejs jest bardzo intuicyjny i nigdy nie sprawia żadnych problemów osobom korzystającym z oprogramowania JPK Insight pierwszy raz. Bardzo staraliśmy się o poprawną logikę rozmieszczenia funkcjonalności oprogramowania oraz dodatkowych opcji, których użytkownik mógłby potrzebować. Dzięki temu na pierwszym spotkaniu skupiamy się bardziej na aspektach formalno-prawnych związanych z podatkiem VAT, niż na samej obsłudze oprogramowania, o czym już wspominałem wcześniej.

Czy oprogramowanie JPK Insight jest na bieżąco aktualizowane? Jak wygląda proces aktualizacji aplikacji.  

R.M: Zmieniają się przepisy Ministerstwa Finansów i dochodzą do tego modyfikacje interfejsu oraz nowe funkcjonalności. Co do zasady na ten moment podczas instalacji oprogramowania JPK Insight prosimy klienta o adres email, na który będziemy przesyłali istotne informacje dotyczące samej aplikacji oraz dostępnych aktualizacji. Wszystkie aktualizacje są darmowe. Oczywiście dotyczy to przedsiębiorstw, które mają aktywne licencje. Aktualizacja jest udostępniania klientowi wraz z opisem zmian w programu i stosowną dokumentacją dla użytkownika. Jeśli zachodzi zmiana funkcjonalna w programowaniu, to oprócz plików instalacyjnych przesyłamy materiały informacyjne z opisem nowych funkcji.

Oprogramowanie Insight korzysta z dostępu do sieci internetowej?

R.M: Nie. Nie ma takiej potrzeby. Wielu przedsiębiorców poczytuje to nawet jako zaletę. W przyszłości możliwe, że w ograniczonym stopniu wykorzystamy dostęp do sieci, tylko w celu aktualizacji programu.

W jaki sposób działa program JPK Insight?

R.M: Po zalogowaniu do programu, importuje się pliki JPK do programu JPK Insight, gdzie możemy je przeglądać. Następnie wskazujemy plik, który chcemy zbadać, klikając zbadaj plik JPK” i wskazujemy miejsce, gdzie ma zostać zapisany raport z tego badania. Raporty zapisują się we wskazanym przez księgowego we wskazanym miejscu. Wskazanie miejsca zapisu raportu ma istotne znaczenie dla dużych firm, gdzie konkretny departament w dziale księgowości zajmuje się rozliczaniem wybranego obszaru: na przykład tylko faktur zakupowych. Lokalizacja zapisu raportu nie będzie dzielona z raportami dotyczącymi innych obszarów księgowości.

Jak długo trwa badanie pliku JPK przez oprogramowanie JPK Insight?

R.M: W zależności od tego, jak dużo mamy do zbadania. Jeśli mówimy o 40-50 tysiącach faktur za jednym razem, oprogramowanie potrzebuje na to… 5-6 minut. W przypadku mniejszej liczby dokumentów (<1000) badanie trwa mniej niż jedną minutę. Wynik badania, czyli raport kontrolny zapisuje się w formie pliku Excel. Pliki te mają oczywiście odpowiednio zaprojektowaną strukturę. Składają się z pliku nawigacyjnego,  sumarycznego, a dzięki wykorzystaniu linków wewnątrz dokumentu (wykreowanych przez oprogramowanie JPK Insight), można przychodzić do konkretnej transakcji, klikając w poszczególne wiersze. Wyświetlają się komentarze na temat miejsc zawierających potencjalne błędy i anomalie oraz pełen opis, z czego wynika zakwestionowanie danego fragmentu pliku JPK. Łącznie może być nawet 120 różnych typów komentarzy.

Jak wygląda korekta w pliku JPK? Czy oprogramowanie JPK Insight umożliwia wprowadzenie zmian?

R.M: JPK Insight pozwala na manualne wprowadzanie poprawek do badanych plików JPK. Pewien rodzaj poprawek może być również realizowany za pomocą automatycznej  korekty. Klient może dokonać tych poprawek bezpośrednio w pliku JPK, wykorzystując taką funkcjonalność w JPK Insight lub powrócić do systemu finansowo-księgowego i tam dokonać tych zmian,  a następnie ponownie wygenerować tym razem poprawny plik JPK.

Korekta plików bezpośrednio w programie JPK Insight ma wiele zalet. Daje bardzo wiele możliwości optymalizacji i automatyzacji deklaracji, automatyzacji naprawy pewnych powtarzalnych błędów itp. Po przetworzeniu pliku JPK i przeprowadzeniu korekty w programie JPK Insight możemy wygenerować plik JPK bezpośrednio z programu JPK Insight.

Czyli JPK Insight nie tylko weryfikuje poprawność plików JPK, ale pozwala też na ponowne wygenerowanie pliku JPK z naniesionymi poprawkami?

R.M: Tak oczywiście. Wszystko zależy od podejścia klienta do tego zagadnienia.  Jeśli dopuszcza możliwość generowania plików JPK bezpośrednio z JPK Insight, to funkcjonalność oprogramowania  na to pozwala.

A jak wygląda sprawa kontroli plików JPK przez Ministerstwo Finansów również używają podobnego oprogramowania?

R.M: No cóż, na ten moment ich oprogramowanie nie ma jeszcze tak rozbudowanej bazy testów, ale w najbliższej przyszłości na pewno proces weryfikacji plików JPK będzie doskonalony. Skoro potrafiliśmy stworzyć JPK Insight, to i pracownikom ministerstwa podobne rozwiązanie także uda się stworzyć. Kwestia czasu. Jesteśmy w stałym kontakcie z Ministerstwem Finansów i oczywiście ze względów organizacyjnych na ten moment, aż tak szczegółowa analiza nie jest możliwa. Choćby ze względu na fakt, że muszą przetworzyć miliardy plików. To jednak tylko kwestia czasu, ponieważ wdrażane są nowe algorytmy weryfikujące przesłane pliki JPK.

Dlaczego Ministerstwo Finansów nie stara się wprowadzić podobnych algorytmów testowych dla plików JPK jak najszybciej?

R.M: Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że ministerstwo wcale nie musi się z tym spieszyć. Na weryfikację pliku JPK ma kilka lat. Kiedy jednak już dotrze do błędnego pliku, poniesiemy za to konsekwencje tak, jak i w przypadku innych rozliczeń podatkowych. Zwlekanie z weryfikacją zobowiązań podatkowych ze względu na opłacalność takiego stanu rzeczy jest tajemnicą poliszynela.

Czyli JPK Insight może stanowić jeden elementów zarządzania ryzykiem podatkowym w firmie?

R.M: Zdecydowanie tak. Na pewno w przyszłości pozwala to uniknąć kłopotów związanych z roszczeniami urzędu. Osobiście wolę mieć pewność, że wszystkie pliki, które przesyłam do urzędów, są wolne od błędów i nigdy nie zostanę zaskoczony faktem, że muszę coś uzupełnić albo zapłacić karę za błędy popełnione w przeszłości, o której nie będę już pamiętał. Na razie ministerstwo w dość ograniczonym tempie sprawdza pliki JPK, a przedsiębiorcy dostają wezwania do złożenia wyjaśnień. Liczba wzywanych celem wyjaśnienia przyrasta z miesiąca na miesiąc. To, co jest szczególnie uciążliwe w takich sytuacjach to fakt, że ministerstwo potrafi wezwać pięciokrotnie w ciągu miesiąca ten sam podmiot do usunięcia poprawek, zamiast rozwiązać to jednym wezwaniem zawierającym zbiorcze zestawienie błędów w pliku JPK. O tym też trzeba pamiętać. Czas to pieniądz, więc jest to realne obciążenie dla firmy i zatrudnionych w niej księgowych.

Jakieś spektakularne osiągnięcia związane z działaniem  oprogramowania JPK Insight?

R.M: Cóż,  poza tym, że ponad 90% plików, które badamy, zawiera błędy merytoryczne i nadaje się do poprawienia, mieliśmy do czynienia z sytuacją, w której udało się skorygować pliki JPK, a przy okazji wychwycić błędy w rozliczeniu podatku, które mogły kosztować naszego klienta prawie… 20 mln zł.

Niech to będzie w takim razie najlepsze zakończenie naszej rozmowy. Jeśli są państwo zainteresowani informacjami na temat działania JPK Insight, możliwością bezpłatnego przetestowania własnych plików JPK i skorzystania z licencji, prosimy o kontakt za pomocą poniższego formularza.

 


Administratorem podanych w formularzu danych osobowych jest Ladziński, Cmoch i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą w Warszawie, ul. Piękna 18, 00-549 Warszawa (dalej „GWW TAX”). Przetwarzamy Twoje w/w dane w celu:
- skontaktowania się z Tobą w sprawie bezpłatnej weryfikacji plików JPK_VAT oraz
- w celu informowania o wykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej, o ile wyraziłeś zgodę obejmującą komunikację w tym temacie.

Masz prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Masz prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania Twoich danych w ww. celach. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Pełna treści informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych znajduje się tutaj

Wyrażam zgodę wykorzystanie przez GWW TAX automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu marketingowym tj. przesyłaniu materiałów owykonywaniu zawodu oraz działalności z nim związanej poprzez wykorzystanie:

Mam prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.
Wycofanie w/w zgód następuje poprzez formularz .Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność komunikacji której dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.