Zaliczka a zadatek – jaka jest różnica i co wybrać?

Planujesz budowę domu, generalny remont albo zamówienie kuchni na wymiar i słyszysz raz o zaliczce, raz o zadatku. Z tego tekstu dowiesz się, jak te dwie formy przedpłaty działają w praktyce i co ryzykujesz jako inwestor albo wykonawca. Dzięki temu łatwiej wybierzesz taki sposób rozliczeń, który będzie dla ciebie bezpieczniejszy.

Zaliczka a zadatek – podstawowe pojęcia

Przy umowach budowlanych, remontowych, wykończeniowych czy ogrodowych bardzo często pojawia się prośba o wpłatę części pieniędzy z góry na poczet przyszłej umowy. Może to być zaliczka albo zadatek, czyli dwie różne formy przedpłaty. Obie służą temu, aby zabezpieczyć materiały, zarezerwować termin ekipy czy potwierdzić poważne zamiary stron, ale w razie problemów z realizacją inwestycji wywołują zupełnie inne skutki prawne i finansowe.

Czym jest zaliczka?

Zaliczka to przedpłata na poczet przyszłego świadczenia, czyli przyszłej dostawy towaru albo wykonania usługi. Ma charakter bardziej swobodny, bo nie jest wprost opisana w Kodeksie cywilnym, tylko wynika z ogólnych zasad prawa zobowiązań. Przy prawidłowym wykonaniu umowy zaliczka jest po prostu odliczana od ceny końcowej wynagrodzenia, na przykład od kwoty za remont łazienki, wykonanie ogrodzenia czy ułożenie kostki brukowej.

Kiedy umowa nie dojdzie do skutku, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi. Wykonawca może jednak odjąć z niej faktycznie poniesione i udokumentowane koszty, na przykład zakup konkretnych płytek, stali zbrojeniowej, stolarki okiennej pod indywidualny projekt czy roślin do ogrodu. W praktyce zaliczkę stosuje się najczęściej przy rezerwacji terminu ekipy, przy prostych usługach, drobnych pracach ogrodowych albo przy zamówieniu standardowych materiałów, które sprzedawca bez trudu odsprzeda innemu klientowi.

Czym jest zadatek?

Zadatek to świadczenie pieniężne lub rzeczowe wręczane przy zawarciu umowy, bardzo często umowy przedwstępnej – na przykład przy rezerwacji mieszkania od dewelopera albo przy umowie na budowę domu jednorodzinnego. Jest on wprost uregulowany w Kodeksie cywilnym, w przepisie, który opisuje skutki zadatku przy niewykonaniu umowy. Przy prawidłowej realizacji kontraktu zadatek zalicza się na poczet ceny, czyli pełni podobną rolę jak zaliczka.

Najważniejsza funkcja zadatku to zabezpieczenie i zdyscyplinowanie stron. Jeżeli do niewykonania umowy dojdzie z winy klienta, otrzymany zadatek zwykle przepada na rzecz wykonawcy. Jeśli zaś zawini wykonawca lub sprzedawca, klient może zażądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Dlatego zadatek stosuje się głównie przy większych i droższych inwestycjach, takich jak zakup mieszkania od dewelopera, umowy na budowę domu, drogie zabudowy meblowe na wymiar czy duże zlecenia brukarskie z wysokimi kosztami przygotowania.

Jaką część ceny może stanowić zadatek lub zaliczka?

Przepisy nie narzucają maksymalnego procentu wartości umowy, jaki może stanowić zaliczka lub zadatek. W praktyce budowlanej i wykończeniowej wykształciły się jednak pewne zwyczaje rynkowe, które biorą pod uwagę skalę inwestycji, koszty materiałów, ryzyko rezygnacji klienta oraz czas trwania prac:

• przy typowych robotach budowlanych i wykończeniowych spotykane są przedpłaty na poziomie ok. 10–30% wartości umowy,
• przy zamówieniach indywidualnych, jak kuchnie na wymiar, zabudowy garderób, stolarka okienna czy drzwiowa pod projekt, przedpłata bywa wyższa, bo producent musi natychmiast ponieść konkretne koszty,
• wysokość zaliczki lub zadatku rośnie, gdy inwestycja jest długotrwała, wymaga zakupu dużych ilości materiałów albo gdy ryzyko wycofania się klienta jest realne, na przykład przy drogich ogrodach zimowych.

Zbyt wysoka przedpłata w postaci zaliczki lub zadatku zwiększa ryzyko po stronie klienta, który zamraża dużą sumę pieniędzy, a w razie sporu może mieć problem z jej odzyskaniem. Za niska przedpłata z kolei nie zabezpiecza w wystarczającym stopniu wykonawcy, który musi finansować materiały i pracę z własnej kieszeni. Dobrze, gdy wysokość przedpłaty jest rozsądnie powiązana z zakresem i etapem prac, na przykład osobno dla stanu surowego, instalacji i wykończenia.

Jakie są główne różnice między zaliczką a zadatkiem?

Podstawowa różnica jest prosta: zaliczka jest co do zasady zwrotna i pełni funkcję zwykłej przedpłaty czy rezerwacji, przy czym wykonawca może rozliczyć realne koszty, natomiast zadatek jest narzędziem zabezpieczającym – przy niewykonaniu umowy z winy jednej ze stron prowadzi do przepadku kwoty albo obowiązku zwrotu w podwójnej wysokości. Te różnice stają się bardzo wyraźne dopiero wtedy, gdy pojawiają się problemy z realizacją umowy budowlanej, remontowej czy deweloperskiej, na przykład opóźnienia, rezygnacja klienta albo niewywiązanie się ekipy.

Co dzieje się z zaliczką i zadatkiem gdy umowa nie dochodzi do skutku z winy klienta?

Gdy do niewykonania umowy dochodzi z winy klienta, na przykład rezygnuje on z budowy domu tuż przed startem prac albo odstępuje od zamówienia kuchni na wymiar bez podstawy prawnej, zadatek i zaliczka zachowują się inaczej. Zadatek co do zasady przepada na rzecz wykonawcy lub sprzedawcy, natomiast zaliczka powinna zostać zwrócona, ale wykonawca może odliczyć realne koszty, które już poniósł, takie jak projekty, zakup materiałów pod indywidualne zamówienie czy transport.

Strony mogą w umowie modyfikować kodeksowe zasady, ale trzeba to zrobić jasno i bez niedomówień. Jeżeli chcesz inaczej uregulować los zaliczki, na przykład dopuścić jej częściowy przepadek w określonych sytuacjach, zapisz to wprost, unikając ogólników i sformułowań, które można rozumieć na kilka sposobów.

Co dzieje się z zaliczką i zadatkiem gdy umowa nie dochodzi do skutku z winy sprzedawcy lub usługodawcy?

Gdy winę ponosi usługodawca lub sprzedawca, sytuacja odwraca się na korzyść inwestora. Jeśli firma budowlana bez uzasadnionej przyczyny nie przystępuje do robót, salon łazienek nie dostarcza towaru w umówionym terminie albo projektant ogrodu rezygnuje z realizacji, zaliczka powinna zostać zwrócona w całości. W przypadku zadatku klient może domagać się zwrotu w podwójnej wysokości, o ile prawidłowo odstąpi od umowy.

Wspomniana tabela porównawcza powinna zawierać także wiersz opisujący sytuację winy sprzedawcy lub wykonawcy z jasnym wskazaniem, że dla zaliczki skutkiem jest pełny zwrot, a dla zadatku – obowiązek zwrotu podwójnej kwoty, którą klient wpłacił przy zawieraniu umowy.

Możliwość żądania podwójnego zadatku to dla inwestora silne narzędzie nacisku w sporach z wykonawcą, ale wymaga prawidłowego odstąpienia od umowy. Chodzi o zachowanie formy przewidzianej w kontrakcie, dochowanie terminów oraz rzetelne opisanie powodów, dla których klient rezygnuje, na przykład uporczywe opóźnienia czy istotne wady wykonywanych robót.

Co dzieje się z zaliczką i zadatkiem gdy strony rozwiązują umowę za porozumieniem lub z przyczyn niezależnych?

Zdarza się, że obie strony wspólnie uznają, że inwestycja nie ma sensu – na przykład po zmianie planu zagospodarowania przestrzennego uniemożliwiającej zabudowę działki albo po poważnej klęsce żywiołowej. W takich przypadkach, a także przy zwykłym rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, zarówno zaliczka, jak i zadatek powinny być co do zasady zwrócone w tej samej wysokości, w jakiej zostały wpłacone.

Warto, żeby tabela porównawcza zawierała osobny wiersz opisujący sytuację „rozwiązanie za porozumieniem / przyczyny niezależne” z neutralnym skutkiem dla obu form przedpłaty. Taki obraz ułatwia ci zrozumienie, że w sytuacjach, na które nikt nie ma wpływu, prawo zwykle dąży do proporcjonalnego rozłożenia ryzyka i zwrotu środków.

Także tutaj strony mogą umówić się inaczej. Bywa, że umawiacie się na pozostawienie części zadatku lub zaliczki na pokrycie kosztów już wykonanego projektu budowlanego, koncepcji kuchni czy projektu ogrodu. W takim wypadku konieczny jest jasny zapis umowny, najlepiej z konkretną kwotą lub procentem i opisem, za jakie elementy rozliczasz pozostawioną część pieniędzy.

Jak zapisać w umowie zaliczkę i zadatek?

W każdej umowie o roboty budowlane, umowie z deweloperem, kontrakcie na montaż kuchni, ogrodzenie czy projekt ogrodu warto jednoznacznie wskazać, czy wpłacana kwota to zaliczka, czy zadatek. Gdy tego określenia brakuje, prawo częściej traktuje przedpłatę jako zadatek, jeśli z treści umowy jasno nie wynika inna wola stron. Zapis można też zmodyfikować względem przepisów Kodeksu cywilnego, ale trzeba to zrobić w sposób precyzyjny, tak aby nie pozostawiać pola do sporów.

Jak sformułować zapis o zadatku w umowie?

Aby klauzula zadatku naprawdę działała i nie budziła wątpliwości, powinna zawierać kilka konkretnych elementów, które jasno opiszesz w treści kontraktu:

• wyraźne użycie terminu „zadatek”, tak aby nie dało się go pomylić z zaliczką czy opłatą rezerwacyjną,
• określenie kwoty zadatku lub procentu wartości umowy, na przykład 10% całkowitego wynagrodzenia brutto,
• wskazanie momentu i sposobu przekazania zadatku, na przykład przelew na rachunek wykonawcy w terminie 3 dni od podpisania umowy,
• jasny opis, że przy prawidłowym wykonaniu umowy zadatek zostanie zaliczony na poczet ceny usługi czy towaru,
• szczegółowe określenie skutków niewykonania umowy z winy każdej ze stron, w tym zasady przepadku zadatku lub obowiązku jego zwrotu w podwójnej wysokości, a także ewentualne modyfikacje tych reguł,
• ustalenie terminów i formy odstąpienia od umowy, które warunkują możliwość zatrzymania zadatku albo żądania jego zwrotu,
• powiązanie zadatku z harmonogramem prac, na przykład przypisanie go do określonego etapu, jak fundamenty, stan surowy czy prace wykończeniowe.

Tak napisana klauzula powinna być dopasowana do rodzaju inwestycji, bo inaczej konstruuje się zadatek przy budowie domu jednorodzinnego, inaczej przy modernizacji instalacji, a jeszcze inaczej przy zamówieniu ogrodu zimowego ze ścianami szklanymi. Im większa wartość kontraktu i wyższe ryzyko, tym większe znaczenie ma dobrze opisane zabezpieczenie w postaci zadatku.

W zapisie o zadatku używaj słowa „zadatek” wprost i dokładnie wskaż, co dzieje się z tą kwotą przy odstąpieniu od umowy z winy każdej ze stron. Unikaj określeń w rodzaju „bezzwrotna opłata” bez doprecyzowania ich znaczenia oraz zadbaj, aby postanowienia o zadatku były spójne z pozostałymi zapisami, w szczególności o karze umownej, terminach realizacji i zasadach zmiany zakresu robót.

Jak sformułować zapis o zaliczce w umowie?

Przy zaliczce liczy się przejrzystość rozliczeń, bo często łączy się ona bezpośrednio z zakupem materiałów lub przygotowaniem projektu dla konkretnego inwestora. W typowej klauzuli zaliczki w umowie budowlanej, wykończeniowej czy ogrodowej warto uwzględnić takie elementy:

• jednoznaczne użycie terminu „zaliczka”, aby nie mylić jej z zadatkiem czy karą umowną,
• wskazanie kwoty zaliczki lub procentu ceny, a także terminu i formy płatności,
• opis, na jaki etap prac lub zakup jakich materiałów zaliczka jest przeznaczona, na przykład na zakup okien, drzwi, kostki czy roślin do ogrodu,
• zasady zaliczania tej kwoty na poczet wynagrodzenia przy rozliczeniu końcowym albo etapowym,
• szczegółowe określenie, kiedy i w jakiej części zaliczka podlega zwrotowi, na przykład przy rezygnacji przed zamówieniem materiałów,
• wskazanie, kiedy wykonawca może potrącić poniesione koszty z zaliczki, wraz z przykładowym katalogiem wydatków, takich jak zamówione drzwi, meble na wymiar czy projekt instalacji.

Dobrze, jeśli zapis rozróżnia sytuację, w której wykonawca nie zdążył jeszcze ponieść żadnych kosztów, od tej, gdy wydał już znaczną część środków na inwestycję. W interesie obu stron jest transparentne wyliczenie kosztów, najlepiej w załączniku do umowy, gdzie wyszczególnisz rodzaje materiałów, ich orientacyjne wartości oraz etapy, na które są przeznaczone.

Jakie błędy przy oznaczaniu zaliczki i zadatku pojawiają się najczęściej?

W praktyce na budowach, przy wykończeniach mieszkań i w umowach deweloperskich pojawia się wiele powtarzających się błędów związanych z przedpłatami. Często wynikają one z używania nieprecyzyjnych określeń albo kopiowania wzorów umów bez zrozumienia ich treści:

• brak jednoznacznego wskazania, czy dana kwota jest zaliczką, czy zadatkiem, co utrudnia później ocenę skutków niewykonania umowy,
• sprzeczne sformułowania typu „bezzwrotna zaliczka” bez powiązania z realnym odszkodowaniem i dokładnym opisem zdarzeń, w których może dojść do jej zatrzymania,
• błędne przekonanie, że wykonawca zawsze może zatrzymać zaliczkę, nawet gdy sam nie wywiązał się z obowiązków,
• mieszanie pojęć zadatku, zaliczki i kary umownej w jednym zdaniu, co prowadzi do sporów o to, które przepisy Kodeksu cywilnego stosować,
• brak powiązania przedpłat z harmonogramem i etapami robót, przez co nie wiadomo, za co konkretnie klient płaci dany przelew,
• brak określonej procedury odstąpienia od umowy i terminów, w jakich strony mogą skorzystać z tego prawa,
• niezgodność zapisów umowy z faktycznym sposobem rozliczeń, na przykład pobieranie kolejnych zaliczek bez odzwierciedlenia ich w treści kontraktu i w harmonogramie płatności.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą w branży budowlanej, zadbaj o spójność wzorów umów z tym, jak naprawdę rozliczasz zlecenia. Jako klient z kolei czytaj uważnie wszystkie fragmenty dotyczące przedpłat i dopytuj o sens niejasnych zapisów jeszcze przed wpłatą jakiejkolwiek kwoty.

Zaliczka i zadatek a podatki

Zaliczka i zadatek mają różne znaczenie w prawie cywilnym, ale na gruncie podatków dochodowych i podatku VAT traktuje się je w dużej mierze podobnie jako przedpłaty. Warto znać ogólne zasady rozliczeń podatkowych, zwłaszcza gdy prowadzisz firmę budowlaną, remontową, deweloperską czy ogrodową, choć taki opis nie zastąpi indywidualnej porady podatkowej dopasowanej do konkretnej inwestycji.

Kiedy powstaje przychód z tytułu zaliczki lub zadatku?

Na gruncie podatków dochodowych, czyli PIT lub CIT, otrzymane zaliczki i zadatki co do zasady nie tworzą jeszcze przychodu podatkowego. Do momentu wykonania usługi lub wydania towaru są one dla podatku dochodowego neutralne, a przychód powstaje dopiero w chwili rozliczenia świadczenia, zwykle na podstawie faktury końcowej. W branży budowlanej często powiązane jest to z zakończeniem określonego etapu robót, na przykład stanu surowego, deweloperskiego albo wykończenia „pod klucz”.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy płatność z góry faktycznie stanowi całą zapłatę za dostawę towaru lub za usługę, a realizacja jest krótka i nieskomplikowana. W niektórych przypadkach – na przykład przy jednorazowej sprzedaży wysyłkowej elementów wyposażenia wnętrz czy gotowych konstrukcji – przychód podatkowy może powstać już w momencie otrzymania środków. Wtedy istotne jest prawidłowe ustalenie daty powstania przychodu w ewidencji księgowej.

Branża budowlana i około-budowlana ma swoją specyfikę: powszechnie stosuje się faktury zaliczkowe oraz końcowe, a przychody rozlicza etapami realizacji inwestycji. Dlatego tak ważne jest, aby moment powstania przychodu podatkowego odpowiadał rzeczywistemu zaawansowaniu prac, a nie jedynie przepływom pieniężnym między stronami.

Jak rozliczyć VAT od zaliczki i zadatku?

W przypadku podatku VAT decydujące znaczenie ma chwila otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Gdy firma budowlana, remontowa czy deweloperska dostaje od klienta przedpłatę, zaliczkę, zadatek czy ratę, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania tych środków. Z otrzymanej kwoty brutto trzeba wtedy wyliczyć VAT metodą „w stu” i wykazać go w rejestrach.

Po otrzymaniu przedpłaty sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, a po wykonaniu świadczenia – fakturę końcową, w której wartość usługi i VAT pomniejsza się o kwoty wykazane wcześniej w fakturach zaliczkowych. W treści faktury końcowej trzeba też wskazać numer(y) faktur dokumentujących otrzymane zaliczki lub zadatki, aby rozliczenie było przejrzyste zarówno dla kontrahenta, jak i dla urzędu skarbowego.

Typowy przebieg rozliczenia VAT w firmie budowlanej albo wykończeniowej wygląda następująco:

• otrzymanie zaliczki lub zadatku od klienta na poczet przyszłych robót lub dostawy materiałów,
• wystawienie faktury zaliczkowej i ujęcie jej w rejestrze sprzedaży VAT za okres, w którym pieniądze wpłynęły na rachunek,
• wykonanie umowy lub kolejnego etapu inwestycji zgodnie z harmonogramem robót,
• wystawienie faktury końcowej z rozliczeniem otrzymanych zaliczek, tak aby nie podwajać podstawy opodatkowania VAT,
• w razie odstąpienia od umowy – wystawienie faktury korygującej i odpowiednie skorygowanie rozliczeń VAT.

Jakie są skutki podatkowe zatrzymanego zadatku lub zaliczki?

Jeśli zgodnie z umową zaliczka lub zadatek nie zostaną zwrócone z powodu rezygnacji klienta, sytuacja podatkowa ulega zmianie. W momencie rozwiązania umowy wartość netto wykazana pierwotnie na fakturze zaliczkowej staje się przychodem podatkowym po stronie sprzedawcy lub wykonawcy. Jednocześnie, nawet gdy środki fizycznie pozostają u sprzedawcy, trzeba wystawić fakturę korygującą do zera do faktury zaliczkowej, bo zaliczka lub zadatek przestają być wynagrodzeniem za usługę, a zaczynają pełnić funkcję odszkodowania.

Odszkodowanie wynikające z zatrzymanego zadatku czy zaliczki zwykle nie podlega podatkowi VAT, co oznacza, że trzeba skorygować wcześniej rozliczony podatek od towarów i usług. Zdarzenie to warto udokumentować dodatkowym dowodem księgowym, na przykład notą obciążeniową z tytułu odszkodowania, w której wskażesz podstawę zatrzymania środków oraz powiązanie z konkretną umową.

W praktyce często stosuje się rozwiązanie, w którym zwrot zaliczki następuje poprzez jej „przeksięgowanie” na poczet odszkodowania. Kluczowe jest wtedy prawidłowe przeprowadzenie całej operacji w ewidencji księgowej, tak aby rozliczenia podatku dochodowego i podatku VAT odzwierciedlały rzeczywisty charakter zatrzymanych środków.

Przy odstąpieniu od umowy wiele firm budowlanych zapomina o korekcie VAT od zatrzymanych zaliczek lub zadatków albo nie sporządza kompletnej dokumentacji, takiej jak faktura korygująca i nota obciążeniowa. Zdarza się też mylenie zatrzymanej zaliczki z klasycznym przychodem ze sprzedaży usług budowlanych. Przy nietypowych sytuacjach, na przykład wieloletnich kontraktach czy częściowym odstąpieniu od umowy, warto skonsultować rozliczenia z księgowym lub doradcą podatkowym.

Zaliczka a zadatek w praktyce umów cywilnych

W realnych inwestycjach rzadko spotykasz czysto „książkowe” sytuacje. W umowach z deweloperem często pojawia się najpierw opłata rezerwacyjna, potem zadatek przy umowie deweloperskiej, a następnie kolejne przedpłaty na etapy inwestycji. W kontraktach z generalnym wykonawcą możesz mieć zadatek na zawarcie głównej umowy i zaliczki na materiały przy poszczególnych etapach, jak fundamenty, stan surowy otwarty, instalacje czy prace wykończeniowe.

Podobnie wygląda to przy kompleksowym wykończeniu mieszkania „pod klucz”, zamówieniu mebli na wymiar, stolarki okiennej i drzwiowej, budowie ogrodzenia, tarasu czy ogrodu zimowego. Przy projektach ogrodów inwestor płaci zwykle zaliczkę na projekt, a potem kolejne transze za realizację. W każdym z tych przypadków wybór między zaliczką a zadatkiem ma realny wpływ na to, kto poniesie konsekwencje finansowe w razie rezygnacji na różnych etapach inwestycji.

• Umowa z deweloperem – częściej stosuje się zadatek przy umowie deweloperskiej, co zabezpiecza obie strony przy transakcji o wysokiej wartości; dla klienta oznacza to ryzyko utraty kwoty przy rezygnacji bez podstawy, dla dewelopera ryzyko wypłaty podwójnego zadatku przy własnej winie.
• Umowa o roboty budowlane z generalnym wykonawcą – często łączy się zadatek przy podpisaniu umowy głównej z zaliczkami na materiały przy poszczególnych etapach; klient ryzykuje przepadek zadatku przy bezpodstawnej rezygnacji, a wykonawca finansowanie materiałów, jeżeli zaliczki są zbyt niskie.
• Wykończenie mieszkania „pod klucz” – dominują zaliczki rozłożone na etapy, ale przy droższych realizacjach pojawia się także niewielki zadatek; im bardziej indywidualne zamówienia (meble, zabudowy), tym większe ryzyko dla klienta zatrzymania części środków przy rezygnacji po zamówieniu materiałów.
• Zamówienie mebli na wymiar, stolarki okiennej i drzwiowej – w praktyce przeważają wysokie zaliczki na produkcję, czasem w połączeniu z zadatkiem; rezygnacja po rozpoczęciu produkcji zwykle oznacza potrącenie znacznej części zaliczki na poczet poniesionych kosztów.
• Budowa ogrodzenia, tarasu, ogrodu zimowego, projekt i realizacja ogrodu – najczęściej spotkasz zaliczki na materiały i prace, a zadatek pojawia się przy dużych inwestycjach, gdzie strony chcą wyraźnie zdyscyplinować się co do terminów i zakresu robót.

Przy analizie umów budowlanych warto zwrócić uwagę na „czerwone flagi”: bardzo wysoki zadatek przy firmie bez historii realizacji, brak jasnych zasad zwrotu zaliczek, brak powiązania przedpłat z harmonogramem prac oraz niejasne różnice między opłatą rezerwacyjną, zadatkiem i zaliczką. Zawsze przeczytaj dokładnie cały kontrakt przed wpłatą pierwszej kwoty i dopytaj o zapisy, których nie rozumiesz.

Co wybrać – zaliczkę czy zadatek?

Wybór między zaliczką a zadatkiem zależy od wielu czynników: skali i rodzaju inwestycji, poziomu zaufania między stronami, twojej sytuacji finansowej i tego, jak duże jest ryzyko rezygnacji czy opóźnień. Zadatek lepiej zabezpiecza wykonanie umowy, bo wiąże się z możliwością zatrzymania kwoty albo żądania jej podwójnego zwrotu, ale jednocześnie zwiększa ryzyko utraty środków po stronie klienta. Zaliczka jest bardziej elastyczna, bo z założenia podlega zwrotowi z rozliczeniem kosztów, jednak słabiej chroni wykonawcę przed nagłym wycofaniem się inwestora.

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, co jest „lepsze” – zaliczka czy zadatek. Przy krótkich, mniej kosztownych pracach, jak odmalowanie mieszkania, wymiana ogrodzenia na niewielkim odcinku czy drobne prace ogrodowe, często wystarczy zwykła zaliczka. Przy dużych, indywidualnych inwestycjach, które wymagają sporych wydatków na start, zadatek jest dla wykonawcy ważnym zabezpieczeniem, a dla klienta sygnałem, że obie strony są poważnie związane umową.

• Zaliczka bywa korzystniejsza dla klienta przy mniejszych pracach, niskiej wartości zlecenia, krótkich terminach realizacji oraz wtedy, gdy wykonawca nie musi od razu zamawiać drogich, nietypowych materiałów pod konkretny projekt.
• Zadatek sprawdza się przy dużych, indywidualnych inwestycjach, wysokich kosztach przygotowania oraz wtedy, gdy obie strony chcą silnego zabezpieczenia wykonania umowy, na przykład przy budowie domu, zakupie mieszkania od dewelopera czy wykonaniu drogiej zabudowy meblowej na wymiar.
• Strony mogą też łączyć obie formy, na przykład umówić się na niewielki zadatek zabezpieczający wykonanie całości oraz zaliczki przeznaczone konkretnie na materiały i kolejne etapy prac, co lepiej odzwierciedla faktyczne koszty inwestycji.

Przy większych inwestycjach budowlanych, remontowych czy deweloperskich warto omówić zapisy o zaliczce i zadatku z prawnikiem albo doradcą, który zna specyfikę branży. Jedna źle skonstruowana klauzula w umowie może w razie sporu oznaczać dla obu stron bardzo wysoki i zupełnie niepotrzebny koszt.